Le blog de la CUSO


Tips for PhD students for teleworking

Caroline Betto-Colliard, Ilaria Orsi & Denis Billotte, CUSO

The Covid-19 pandemic has created unprecedented situation throughout the world, but also within the academic sphere. As universities have closed, researchers are now dislocated and a lot of PhD students are currently experiencing a transition to working from home, far from their office, their lab or their library. The anxiety of this exceptional situation is compounded by personal concerns: coping and supporting family and friends who are ill or at-risk, taking care of children during school closures or fighting feelings of social isolation. This article tries to provide some tips for PhD students to help them to alleviate pressure, organize the transition to working from home and maintain mental wellness.

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1. Physical and mental wellness
Before addressing any professional challenges, be sure to cover basic elements of physical safety and mental well-being. The current situation is unprecedent and may affect your ability to concentrate on your work. This is absolutely normal! Remember that everyone -yourself included- is in the same situation, doing the best he/she can. The most important thing is to take care about yourself and your family. Remember that hotlines and services are available if you have any questions or need support (UNIFR, UNIGE, UNIL, UNINE).

2. Organize your transition
Your daily life has likely been significantly altered and the transition to working from home may take some time. Plan and set up your transition may help to build a new working from home habit. Change your clothes according to your activities: work, family, leisure, outings (authorized). Create boundaried spaces to work and rest to help you shift mind states.

3. Maintain communication with colleagues
Given its importance for mental and physical wellness, the social contact (with physical distancing) is crucial. Schedule time to speak with your friends, family and colleagues. Video chatting (e.g. using online tools such as Skype, Zoom), telephone calls, texting and emailing represent good ways to stay connected with others virtually. Consider Slack for ongoing communication and for signaling that you are available for a chat. Propose to your colleagues to organize daily or weekly lab meetings or simply coffee breaks.

4. Structure your day
Maintain a routine and create a schedule consistent when it comes to work, meals, breaks and bedtime. This should also include keeping a sense of weekends by taking some days off from work. Adjust your schedule to focus what you can realistically accomplish to accommodate the new situation. List and identify the different categories of tasks in order to be able to classify and process them. Plan a realistic “to do list” for every week, distinguish between “urgent” and “important”, think about using tools like the Pomodoro method, the Eisenhower matrix or the NERAC method to manage your time. Develop a working plan that fits your current stress response and mental wellness (here you can find some templates). Be flexible and modify your plans if needed. The aim is to have a good enough plan, not a perfect one!

5. Take time for you
Make sure to take enough breaks and take time for you to do things that lighten your mood: read, cook, meditate, watch movies, dance, play games… Or take advantage to learn something fun and new. This is crucial for your mental well-being!

6. Reading and theory development
Spend more time for the things that you never have time for, such as reading, literature review, thinking, ideation for a new paper... Don’t underestimate the importance of thinking time for developing new ideas! Plan out your experiments you would like to launch when you will be back at the university. Why not taking part to the collaborative wall of PhDOOC about “how to build a research project” (in French) ?

7. Write
Working from home may sometimes provide uninterrupted time, ideal for writing. Take this opportunity to make some progress on your thesis introduction or to write up paper for publication. Academic writing is both a creative and an analytic process. Here some tips to start: by listening to your feelings you can choose day by day how to approach your writing: free writing, clustering, talk and record yourself…
Why not organizing a “Shut Up & Write!” event online with colleagues or participating in an online “Shut Up & Write Event on Twitter”?

8. Take online courses
Why not use some time to take an online course or learn about new statistical techniques. We will propose you some online courses soon at the CUSO: stay tuned! Free webinars may be found on the website of academic consulting, on LinkedIn and the graduate campus of UNIL proposes some online courses for the UNIL PhD students.

9. Disseminate your work
Many conferences are cancelled and networking with speakers and other PhD students will be lacking. Ask to meet them online instead and consider to put your poster or talks planned at a conference online. Try being proactive to enhance your professional reputation.

10. Think about your career plan
Consider this opportunity to stop a little bit and think about your career plans after the PhD. Make your skills assessment, search opportunities, list them and draft plans for future. Use this time to write grant proposals.

We are happy to get your feeback to exchange on good practices.

To go further:
-    Live YouTube: SOS Téléthèse: continuer sa thèse en plein #coronaviruscrisis (in French)
-    Guide de survie pour doctorant·e durant le confinement (in French)


Conseils aux doctorant·e·s pour le télétravail

Caroline Betto-Colliard, Ilaria Orsi & Denis Billotte, CUSO

La pandémie de Covid-19 a créé une situation sans précédent dans le monde entier, qui touche également la sphère universitaire. Avec la fermeture des campus universitaires, les chercheuses et chercheurs sont désormais délocalisé·e·s et beaucoup de doctorant·e·s vivent actuellement une transition vers le télétravail, loin de leur bureau, de leur laboratoire ou de leur bibliothèque. L'angoisse née de cette situation exceptionnelle est aggravée par des préoccupations personnelles comme par exemple: faire face et soutenir la famille et les amis malades ou à risque, s'occuper des enfants pendant la fermeture des écoles, ou combattre le sentiment d'isolement social. Cet article tente de fournir quelques conseils aux doctorant·e·s pour les aider à alléger la pression, à organiser la transition vers le télétravail et à maintenir leur bien-être mental.

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1. Bien-être physique et mental
Avant d'aborder tout défi professionnel, assurez-vous de couvrir les éléments de base de sécurité physique et du bien-être mental. La situation actuelle est sans précédent et peut affecter votre capacité à vous concentrer sur votre travail. C'est tout à fait normal ! N'oubliez pas que tout le monde - y compris vous-même - est dans la même situation et fait de son mieux. Le plus important est de prendre soin de vous et de votre famille.
N'oubliez pas que des hotlines et des services sont à votre disposition si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’un soutien (UNIFR, UNIGE, UNIL, UNINE).

2. Organisez votre transition
Votre vie quotidienne a probablement été considérablement modifiée et la transition vers le travail à domicile peut prendre un certain temps. Planifier et mettre en place votre transition peut vous aider à acquérir une nouvelle habitude de télétravail. Changez de vêtements en fonction de vos activités : travail, famille, loisirs, sorties (autorisées). Créez des espaces délimités pour travailler et vous reposer afin de vous aider à changer d'état d'esprit.

3. Maintenez la communication avec vos collègues
Compte tenu de son importance pour le bien-être mental et physique, le contact social (avec la distanciation physique) est crucial. Prévoyez du temps pour parler avec vos amis, votre famille et vos collègues. La vidéoconférence (par exemple en utilisant des outils en ligne tels que Skype, Zoom), les appels téléphoniques, les SMS et les courriels représentent de bons moyens de rester en contact virtuel avec les autres. Pensez à utiliser Slack pour communiquer facilement avec vos collègues et pour signaler que vous êtes disponible pour discuter si besoin. Proposez à vos collègues d'organiser des réunions d’équipes quotidiennes ou hebdomadaires ou simplement des pauses-café en vidéoconférence.

4. Structurez votre journée
Maintenez une routine et créez un horaire cohérent en ce qui concerne le travail, les repas, les pauses et l'heure du coucher. Il faut également garder un sens de la rupture du week-end en prenant des jours de congé. Ajustez votre horaire pour vous concentrer sur ce que vous pouvez accomplir de façon réaliste afin de vous adapter à la nouvelle situation. Dressez la liste des différentes catégories de tâches et identifiez-les afin de pouvoir les classer et les traiter. Prévoyez une liste réaliste de "choses à faire" pour chaque semaine, faites la distinction entre "urgent" et "important", pensez à utiliser des outils comme la méthode Pomodoro, la matrice Eisenhower ou la méthode NERAC pour gérer votre temps. Élaborez un plan de travail qui correspond à votre réaction actuelle au stress et à votre bien-être mental (vous trouverez ici quelques modèles). Faites preuve de souplesse et modifiez vos plans si nécessaire. L'objectif est d'avoir un plan suffisamment bon, pas un plan parfait !

5. Prenez du temps pour vous
Veillez à faire suffisamment de pauses et à prendre le temps de faire des choses qui vous mettent de bonne humeur : lire, cuisiner, méditer, regarder des films, danser, jouer à des jeux... Ou profitez-en pour apprendre quelque chose d'amusant et de nouveau. C'est essentiel pour votre bien-être mental !

6. Lecture et développement de la théorie
Passez plus de temps pour les choses que vous n'avez jamais le temps de faire, comme la lecture de la littérature, la réflexion, la création d’un nouveau projet d’expérience... Ne sous-estimez pas l'importance du temps de réflexion pour développer de nouvelles idées ! Planifiez les expériences que vous souhaitez lancer lorsque vous serez de retour à l'université. Pourquoi ne pas participer au mur collaboratif de PhDOOC sur "comment construire un projet de recherche" ?

7. Écrivez
Le travail à domicile peut parfois offrir un temps ininterrompu, idéal pour écrire. Profitez de cette occasion pour progresser dans l'introduction de votre thèse ou pour rédiger un article destiné à être publié. La rédaction universitaire est un processus à la fois créatif et analytique. Voici quelques conseils pour commencer : en écoutant vos sentiments, vous pouvez choisir jour après jour la manière d'aborder votre écriture : écriture libre, regroupement, discussion et enregistrement...
Pourquoi ne pas organiser un événement "Shut Up & Write" en ligne avec vos collègues ou participer à un événement "Shut Up & Write" en ligne sur Twitter ?

8. Suivez des cours en ligne ?
Pourquoi ne pas prendre le temps de suivre un cours en ligne ou de vous familiariser avec de nouvelles techniques statistiques. Nous vous proposerons bientôt des cours en ligne à la CUSO : restez à l'écoute ! Vous trouverez des webinaires gratuits sur le site academic consulting, sur LinkedIn et le campus de l'UNIL propose des cours en ligne pour les doctorant·e·s de l'UNIL.

9. Diffusez vos travaux
De nombreuses conférences sont annulées et le réseautage avec les conférenciers, les conférencières et les autres doctorant·e·s fera défaut. Demandez plutôt à les rencontrer en ligne et envisagez de mettre en ligne votre poster ou les exposés prévus lors d'une conférence. Essayez d'être proactif pour améliorer votre réputation professionnelle.

10. Réfléchissez à votre plan de carrière
Profitez de cette occasion pour vous arrêter un peu et réfléchir à vos projets de carrière après le doctorat. Faites un bilan de vos compétences, recherchez des opportunités, dressez-en la liste et ébauchez vos projets d'avenir. Profitez de ce temps pour rédiger des propositions de subventions.

Nous serions heureux de recevoir votre feed-back afin d’échanger sur les bonnes pratiques.

Pour aller plus loin :
- Live YouTube : SOS Téléthèse : continuer sa thèse en plein #coronaviruscris
- Guide de survie pour doctorant-e durant le confinement


IMPORTANT: épidémie de Covid-19 (coronavirus)

L’évolution de l’épidémie de CoVID-19 (coronavirus) et les mesures prises par les autorités nous conduisent à suspendre toutes les activités des programmes CUSO dès lundi 16 mars, et au moins jusqu’au 30 avril. Chaque programme s'efforcera de reporter les activités prévues à des dates ultérieures, lorsque la situation se sera apaisée. Merci de votre compréhension et de votre collaboration.


Formation doctorale et compétitions-spectacles

Denis Billotte, secrétaire général, CUSO

Le concours «Ma thèse en 180 secondes» connaît un grand succès auprès des doctorant·e·s comme du public. Il est cependant l'objet de critiques récurrentes visant le manque de sérieux d'un format si court pour présenter convenablement des résultats scientifiques, ou pointant une soumission à des exigences de l'économie libérale et aux canons du divertissement médiatique. Quelles peuvent donc être l'intérêt et la motivation des universités pour organiser de tels événements?

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Ce texte est une adaptation d'un article originellement paru en anglais dans "The Doctoral Debate", blog du Council for Doctoral Education de la European University Association (EUA-CDE), le 6 juin 2019, sous le titre «"My thesis in 180 seconds": entertainment, communication and doctoral education»

Des années de travail pour une thèse de doctorat, et seulement trois minutes pour en expliquer les fondements à un public qui n'a pas forcément fait d'études universitaires... Un cauchemar assuré pour beaucoup de chercheur·e·s, un défi de taille pour des doctorant·e·s !

Aucune chance que quiconque en dehors de proches collègues et des spécialistes du sujet prête attention à des recherches aussi ardues! C'est pourtant, depuis quelques années, l'expérience inoubliable et très enrichissante que vivent les doctorant·e·s qui participent au concours «Ma thèse en 180 secondes». Et le public est au rendez-vous, aussi bien pour les événements en direct, sur scène, que pour voir et revoir les vidéos diffusées sur les réseaux sociaux. Comment s'explique ce succès?

La formation doctorale, aujourd’hui, s’inscrit dans l’idée plus générale d’expérience doctorale. Le doctorat n’est pas seulement un diplôme, c’est la marque d’un parcours de chercheur·e en début de carrière, avec ses composantes de développement de compétences, d’approfondissement scientifique, de perfectionnement méthodologique, d’inscription dans des réseaux professionnels.

Le devenir professionnel des docteur·e·s se trouve avant tout en dehors de l’enseignement supérieur, et souvent même en dehors de la recherche proprement dite. La voie académique reste une niche, avec beaucoup d'appelé·e·s, mais peu d'élu·e·s. Quelle que soit la carrière suivie, ce sont les connaissances acquises, mais plus encore les compétences exercées et validées par l’expérience qui sont déterminantes pour décrocher un emploi et avancer dans son parcours. La capacité à synthétiser, la facilité à communiquer, le talent pour partager efficacement une information complexe, sont particulièrement importants.

Il est par ailleurs de la responsabilité des université et des chercheur·e·s de rendre compte des recherches menées, des résultats obtenus, et de l’impact potentiel sur la société. Nos institutions sont financées, totalement ou partiellement, par des fonds publics; il y a donc un devoir, non seulement de rendre compte de l'usage qui en est fait pour la recherche, mais également d'un retour de ce savoir vers le public et la société. Plus généralement, la connaissance, et donc la science, ne valent que si elles sont partagées. Des événements de communication grand public ne peuvent qu’être utiles et depuis une dizaine d’années, des initiatives ludiques sont nées partout dans le monde.

C'est dans ce courant que s'inscrit le concours «Ma thèse en 180 secondes». Cet événement annuel connaît un grand succès dans la sphère francophone. Il s’agit d’une adaptation d’un événement créé en 2008 à l’Université du Queensland, en Australie, intitulé «3 Minute Thesis (3MT)». Ce concours de médiation scientifique s’est répandu rapidement dans le monde anglophone, et une déclinaison francophone a vu le jour au Canada (Québec) en 2012 par l'entremise de l'ACFAS (Association francophone pour le Savoir). Le développement de cette version francophone a été très rapide, puisqu’une première finale internationale a eu lieu à Montréal en 2014. Aujourd’hui, une vingtaine de pays organisent le concours en français et envoient leurs lauréat·e·s pour la finale internationale. La prochaine aura lieu à Dakar, au Sénégal, le 26 septembre prochain.

Le concept est simple : sur scène, face à un public diversifié (collègues, famille, ami·e·s, curieuses et curieux), des doctorant·e·s de toutes disciplines exposent leur thèse et leur expérience de la recherche avec l’appui d’une seule diapositive (non animée). Le tout en moins de trois minutes, sous le contrôle d’un chronomètre. Il s’agit pour les candidat·e·s d'aller à l'essentiel sur l'objectif et l'intérêt de leurs recherches. Mais c'est également l'occasion de partager sa passion pour la recherche, et de montrer que les doctorant·e·s sont bien… des êtres humains et des travailleurs souvent acharnés! La durée et la difficulté de la réalisation d’une thèse ne doivent pas être dissimulées. Un jury désigne les lauréat·e·s sur la base de trois critères principaux :

– l’élocution et la qualité de la prestation scénique ;

– la qualité de la vulgarisation: les explications doivent être claires et pertinentes, les images parlantes, la diapositive appropriée ;

– la qualité du texte : structure et forme sont importants.

Mais le public peut aussi choisir son coup de cœur et voter: un prix spécial du public est ainsi décerné à chaque occasion.

Avec de tels événements, les institutions d'enseignement supérieur peuvent se promouvoir auprès du grand public et des politiques. De plus, la formation doctorale profite de cette exposition médiatique pour cultiver une image plus accessible, plus humaine... et plus concrète pour les employeurs. Autrement dit, plus qualifiante pour le marché du travail.

Mais au-delà du spectacle, MT180 est une invitation à consolider les capacités de communication des doctorant·e·s, à l'oral surtout, mais aussi à l'écrit: le texte, forcément bref, doit être travaillé avec beaucoup de soin et de précision. Prendre la parole en public en étant bien préparé, parler d'une voix assurée, sont des qualités essentielles dans une carrière professionnelle. L'exercice de la scène est également très favorable au renforcement de la confiance en soi. Enfin, la contrainte de ne présenter qu'une seule diapositive demande une maîtrise du langage graphique pour obtenir le meilleur impact. Les universités organisatrices de MT180 organisent ainsi des formations spécifiques au profit des candidat·e·s. Mais le concours permet aussi de pousser les doctorant·e·s à participer aux formations plus générales concernant la communication, la prise de parole, l'usage des images, la vulgarisation et la médiation scientifique, etc.

La compétition apporte en elle-même un caractère ludique, renforcé par la présence du chronomètre. De plus, la plus grande diversité est de mise en ce qui concerne les disciplines et les sujets traités: des mathématiques à la psychologie, de la littérature à la biologie, tout l'éventail de la recherche académique peut défiler au cours d'une soirée. Ce double décalage par rapport aux habitudes académiques constitue le premier attrait pour le public, dont il s'agit ensuite de capter l'intérêt par un juste équilibre entre rigueur scientifique et vulgarisation imagée.

C'est là que réside le plus grand intérêt du point de vue de la formation doctorale. Les candidat·e·s doivent accepter de faire un pas de côté et considérer leurs recherches d'un œil neuf, pour trouver ce qui va permettre le partage avec le public, une référence commune sur laquelle articuler le discours. Simultanément, il faut pouvoir dire en quoi la recherche ajoute à la connaissance et apporte du nouveau. Cela demande une compréhension profonde de son sujet, car si l'on reste trop en surface, on risque d'apparaître moins intéressant et moins convaincant aux yeux du jury et du public. De nombreux candidat·e·s témoignent d'ailleurs du fait que leur participation au concours a modifié leur regard sur leur objet de recherche, et parfois même les a aidé·e·s à avancer, voire à modifier certains aspects de leur thèse.

Une opération telle que «Ma thèse en 180 secondes» reste évidemment accessoire dans le parcours de formation des doctorant·e·s, et il ne saurait être question d'en faire un passage obligé pour tou·te·s, ni même pour la majorité. Mais par ses effets de promotion, d'entraînement, de déplacement du regard, autant que par ses apports directs pour la consolidation de compétences importantes, elle a toute sa place pour enrichir l'expérience doctorale.

Denis Billotte
Secrétaire général


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