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04
16
2020

Quelques conseils pour optimiser les réunions en vidéo conférence

Ilaria Orsi, Caroline Betto-Colliard, Denis Billotte

Fébrile et flegmatique, dense et vide, lente et brusque: la gestion de nos tâches est en ce moment un vrai défi. La perception du temps est devenue floue et le rythme habituel de notre vie quotidienne est complétement bousculé.
Dans nos articles précédents nous proposions quelques conseils pour faciliter la transition au télétravail.
Ici nous recueillons quelques bonnes pratiques pour optimiser le travail en groupe, notamment les réunions en vidéo conférence. Ces conseils sont basés sur notre expérience personnelle: n’hésitez pas à les compléter et à poster vos commentaires et idées !

  1. Fixez d’abord la date, l’horaire et la durée de votre réunion. Essayez de tenir en compte des exigences de tout le monde et soyez flexibles.
     
  2. Parcourez l’offre à disposition et choisissez la plateforme à utiliser sur la base de vos exigences. Skype peut marcher pour des petits groupes ; Zoom pour des réunions de moins de 40 minutes (version non payante), illimitées si vous avez un abonnement ou si votre université le met à disposition ; Jitsi, solution gratuite et open source…
     
  3. Quelques jours à l’avance fournissez à tout le monde le lien pour la vidéoconférence (par exemple via email, via Google Calendar ou toute autre plateforme).
     
  4. Pour une rencontre professionnelle, pensez à vous montrer… professionnel·le :
    • Testez votre micro, votre caméra et votre connexion avant la réunion ;
    • Habillez-vous comme pour le travail ;
    • Placez-vous de manière à être bien éclairé·e, en évitant si possible d’être dos à une source de lumière (fenêtre…) ;
    • Ayez la caméra à hauteur des yeux ;
    • Tenez-vous à distance raisonnable de la caméra (évitez les trop gros plans ou d’être trop éloigné·e)
    • Comportez-vous comme lors d’une rencontre réelle.
       
  5. Maintenant plus que jamais il est nécessaire d’être à l’heure dans le respect du temps et des activités d’autrui.
     
  6. Partagez à l’avance l’ordre du jour : il doit être clair et synthétique.
     
  7. Si vous avez des documents à partager, envoyez-les autant que possible à l’avance ; vous pouvez les présenter en partage d’écran, mais ce sera plus efficace si vos collègues ont pu les consulter auparavant.
     
  8. À la fin de la réunion, listez les points abordés et les solutions proposées. Vous gagnerez en efficacité.
     
  9. Last but not least: nous sommes en train de vivre une circonstance très particulière. Nous avons toutes et tous besoin de partage, d’empathie et de chaleur: gardez du temps pour les échanges informels et la rigolade.